Olá, tudo bem?

No último texto sobre a Lei do Bem, tratamos sobre os aspectos gerais do benefício fiscal que incentiva a pesquisa e o desenvolvimento de inovação tecnológica. Vimos o que é P&D, quais espécies de inovação podem ser incentivadas e os requisitos para aderir à Lei do Bem.

Também falamos sobre o que o benefício significa na prática e quais as oportunidades de redução dos custos tributários. Esse é um ponto que vale relembrar!

• Dedução de até 100% dos gastos com pesquisa tecnológica e desenvolvimento de inovação tecnológica da base de cálculo do IRPJ e da CSLL.
• Redução de 50% do IPI incidente na compra de equipamentos, máquinas, aparelhos e instrumentos destinados à pesquisa e ao desenvolvimento tecnológico.
• Depreciação e amortização acelerada das máquinas, equipamentos, aparelhos e instrumentos adquiridos para Pesquisa & Desenvolvimento.
• Redução a 0% da alíquota do IR retido na fonte nas remessas efetuadas para o exterior destinadas ao registro e manutenção de marcas, patentes e cultivares.

Mas como falamos no último post, as empresas que usufruem do benefício precisam ter alguns controles para apresentar ao Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações (MCTIC) e à Receita Federal. Não são questões muito complexas, mas são importantes inclusive para a correta apuração do valor que pode ser aproveitado pela empresa para reduzir a carga tributária.

CLASSIFICAÇÃO DE DESPESAS

Um dos primeiros controles que a companhia precisa ter é a distinção das despesas que são dedutíveis daquelas que não são cobertas pelo benefício. Pela legislação, em regra somente valores pagos para pessoas físicas ou jurídicas com sede no País são dedutíveis.

A definição dos gastos que podem ser utilizados para reduzir os tributos a pagar estão no art. 4º da IN n. 1.187/11. Para facilitar, resumimos aqui os principais dispêndios dedutíveis:

• Despesas operacionais, que são aquelas necessárias à atividade da empresa e à manutenção da produção/prestação dos serviços, bem como para as transações ou operações exigidas pela atividade da empresa;
• Gastos com a implantação e manutenção das instalações e dos equipamentos de P&D;
• Salários e encargos sociais e trabalhistas de pesquisadores e de pessoal de apoio técnico (aqui vale um parêntese, pois a Lei do Bem considera pesquisadores os graduados, pós-graduados, tecnólogos ou técnicos de nível médio, contratados pela empresa e que atuem exclusivamente em atividades de P&D);
• Treinamento e capacitação de pesquisadores e de pessoal de serviços de apoio técnico;
• Contratação ou celebração de parceria com universidade, instituição de pesquisa ou inventor, desde que a empresa fique com a responsabilidade, o risco empresarial, a gestão e o controle da utilização dos resultados dos dispêndios.

Pela legislação, os serviços de apoio técnico também podem ser incentivados. É comum em projetos de P&D as empresas contratarem profissionais para realizarem serviços especializados, especialmente em áreas que a companhia não domina.

Exemplos comuns desses serviços são a aferição e calibração de máquinas e equipamentos; o projeto e a confecção de instrumentos de medida específicos; a certificação de conformidade; a elaboração de documentação técnica necessária; ou o patenteamento do produto ou processo desenvolvido.

Nessa questão, é bem importante ter em mente que os serviços de apoio técnico são dedutíveis quando forem indispensáveis à implantação/manutenção das instalações ou dos equipamentos destinados à execução de projetos P&D e também não representarem a transferência do risco tecnológico.

E já que falamos das despesas que podem ser incentivadas, podemos tratar também dos gastos que em regra não podem ser utilizados pela empresa para incluir no benefício e reduzir os tributos a pagar.

Essas despesas não dedutíveis normalmente são gastos que não estão relacionados diretamente com uma atividade de Pesquisa e Desenvolvimento, ou seja, não fazem parte de um processo de inovação. Normalmente são serviços auxiliares ao setor de P&D, como por exemplo os serviços indiretos (biblioteca, documentação, limpeza, aluguel) e os trabalhos de coordenação e acompanhamento administrativo/financeiro dos projetos de P&D.

CONTROLE DE HORAS

Para que a empresa possa deduzir os gastos com seus pesquisadores e pessoal de apoio técnico com base na Lei do Bem, a legislação exige que a companhia tenha um bom controle das horas incorridas pelos seus pesquisadores em cada projeto de Pesquisa e Desenvolvimento.

Isso serve principalmente para duas situações:

• no caso de pesquisadores com dedicação exclusiva, o controle de horas vai servir para a alocação de custos em cada projeto de P&D;
• no caso de pesquisadores sem dedicação exclusiva, as despesas só poderão ser deduzidas as horas efetivamente trabalhadas no projeto incentivado.

Para um bom controle de horas, é indispensável que a empresa mantenha critérios uniformes e consistentes ao longo de todo o desenvolvimento do projeto de P&D. Também é muito importante que os registros sejam feitos de forma detalhada e individualizada para cada pesquisador ou funcionário de apoio técnico.

Um equívoco muito comum é as empresas não realizarem esse controle de horas e atividades de forma tempestiva, deixando para completar as planilhas/timesheets muitas semanas (ou até meses) depois da data em que as atividades foram realizadas. Por causa dessa demora, podem ocorrer inconsistências nas horas gastas (a maior ou a menor) e a falta de descrições que são importantes para os projetos de P&D, que podem causar questionamentos quando os projetos forem submetidos para aprovação.

CONTROLE DOS PROJETOS DE P&D

Outra obrigação muito importante é o controle das atividades desenvolvidas nos projetos de Pesquisa e Desenvolvimento de inovação tecnológica. Essa é uma parte mais técnica, que busca demonstrar o porquê de aquele projeto realmente significar uma inovação que se enquadra na Lei do Bem.

Como falamos no último texto, a empresa que utiliza a Lei do Bem tem a obrigação de informar ao Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações os projetos desenvolvidos. No formulário a ser entregue existem três questionamentos muito relevantes:

• Destaque o elemento tecnologicamente novo ou inovador da atividade;
• Qual a barreira ou desafio tecnológico superável;
• Qual a metodologia/métodos utilizados.

Um bom controle de todas as atividades é muito importante para responder corretamente aos questionamentos e evitar que os projetos de P&D não sejam considerados como tal pelo MCTIC. A tabela abaixo permite ter uma ideia de quantos projetos deixam de ser qualificados em virtude de sua descrição não se enquadrar no Manual de Frascati, tendo por base os últimos dados disponíveis:

É possível observar que o número de empresas que utilizam da Lei do Bem vem ano a ano se afastando do número de empresas que efetivamente é reconhecida pelo MCTIC como desenvolvedoras de atividades de Pesquisa e Desenvolvimento em inovação tecnológica.

Normalmente isso acontece porque a análise dos projetos submetidos ao Ministério indica que as atividades não se enquadram no conceito que permite o aproveitamento do benefício fiscal. Quando isso ocorre, a empresa fica sujeita à autuações da Receita Federal caso já tenha aproveitado o benefício e reduzido sua carga tributária.

No próximo texto, trataremos dos principais erros cometidos pelas empresas quando prestam informações sobre os seus projetos de P&D! Até lá!